پیگیری پیشفاکتور: چطور هیچ پیش‌فاکتوری بی‌جواب نماند
مشتری‌ای که پیشفاکتور خواسته، نزدیک‌ترین مشتری به خرید است. با این حال، در بیشتر تیم‌های فروش پیشفاکتور بعد از ارسال به حال خودش رها میشود و اگر مشتری خودش برنگردد، کسی هم سراغش نمی‌رود. پیشفاکتور بی‌جواب، بی‌صداترین نشتی فروش است، چون در هیچ گزارشی به‌عنوان «فروش ازدست‌رفته» ثبت نمی‌شود.
محصول آماده کارن تکنولوژی
این را روی داده واقعی کسب‌وکار خودتان ببینید
آنچه در این مقاله می‌خوانید، در محصولات کارن پیاده‌سازی شده است. در جلسه دمو، همان را روی داده و فرآیند خودتان اجرا می‌کنیم.
درخواست دمو رایگان یا تماس بگیرید: ۰۲۱-۸۸۶۱۴۲۸۲در این صفحه
پیشفاکتور کجای قیف فروش است
پیشفاکتور یعنی مشتری نیاز را پذیرفته، کالا را انتخاب کرده و حالا قیمت و شرایط را می‌سنجد. این مرحله دیگر بازاریابی نیست؛ مذاکره است. هر روز سکوت در این مرحله، فرصتی است برای رقیبی که پیشفاکتور خودش را فرستاده و پیگیری هم می‌کند.
چرا پیش‌فاکتورها بی‌جواب می‌مانند
- کارشناس درگیر سرنخ‌های تازه است و پیگیری پیشفاکتورهای قبلی را عقب می‌اندازد.
- یادآوری‌ای وجود ندارد. پیگیری به حافظه کارشناس بند است.
- پیشفاکتور به فرصت وصل نیست. در نرمافزار حسابداری صادر شده و در CRM اثری از آن نیست.
- نتیجه ثبت نمی‌شود. وقتی پیشفاکتور نه به فاکتور تبدیل شده و نه رد ثبت شده، کسی نمی‌داند چند پیشفاکتور باز داریم.
- ارسال فقط با ایمیل یا پیام‌رسان. پیش‌فاکتوری که با یک پیام فرستاده شده، با یک پیام دیگر هم گم میشود.
قاعده پیگیری
پیگیری خوب سلیقه‌ای نیست؛ یک قاعده ثابت است که همه تیم اجرا می‌کنند:
- مهلت مشخص: اگر پیشفاکتور تا چند روز (مثلاً سه روز) به فاکتور تبدیل نشد، پیگیری شروع میشود.
- پیگیری شخصیسازیشده: نه یک پیام کلیشهای؛ اشاره به همان کالا، همان مقدار و همان نگرانی‌ای که مشتری در گفتگو مطرح کرد.
- تماس، نه فقط پیام: پیام پیگیری کنار یک تماس تلفنی، نه به‌جای آن.
- ثبت نتیجه: هر پیشفاکتور باید یا به فاکتور برسد، یا با علت ثبت‌شده بسته شود؛ قیمت، زمان تحویل، رقیب یا تعویق.
چند پیشفاکتور باز دارید که کسی پیگیرشان نیست؟
در یک دمو، پیگیری خودکار پیشفاکتور را روی داده‌های خودتان نشانتان می‌دهیم.
خودکار کردن پیگیری
قاعده بالا را میشود به یک گردش کار تبدیل کرد تا دیگر به حافظه آدم‌ها بند نباشد:
کنار آن، یک بررسی روزانه هم ارزش دارد: هر روز، فهرست پیشفاکتورهای بی‌جواب با پیشنویس ایمیل پیگیری برای کارشناس هر کدام. این دو با هم یعنی هیچ پیش‌فاکتوری بی‌صدا نمی‌ماند. گردش‌های کار دیگری از همین جنس در ده گردش کار هوشمند برای تیم فروش آمده است.
از پیشفاکتور تا آخرین ریال
پیگیری پیشفاکتور فقط وقتی کامل است که زنجیره بعدش هم دیده شود: پیشفاکتور، فاکتور، سطرهای فاکتور، کالا و دریافت؛ همه وصل به مشتری و فرصت. این زنجیره دو چیز را ممکن می‌کند:
- نرخ تبدیل واقعی: چند درصد پیش‌فاکتورها به فاکتور رسیدهاند و چقدر طول کشیده.
- فروش خالص درست: فاکتورهای برگشتی با علامت منفی ثبت شوند تا «فروش» همیشه درست محاسبه شود، و عدد فروش با عدد واحد مالی بخواند.
در کسب‌وکارهای ایرانی که پیشفاکتور اغلب در نرمافزار حسابداری صادر میشود، وصل بودن CRM به حسابداری شرط اول این زنجیره است.
چه چیزی را اندازه بگیرید
- نرخ تبدیل پیشفاکتور به فاکتور، به تفکیک کارشناس و نوع پیشفاکتور.
- عمر پیشفاکتورهای باز: چند پیشفاکتور بیش از یک هفته است بی‌تکلیف مانده؟
- علت‌های باخت پیش‌فاکتورها و روندشان.
- فاصله صدور پیشفاکتور تا اولین پیگیری.
این عددها را پیش از خودکار کردن پیگیری ثبت کنید تا اثرش را ببینید.
پیشفاکتور در داتیک
در داتیک، CRM هوشمند فارسی کارن تکنولوژی، پیشفاکتور، فاکتور، سطرهای فاکتور، کالا و دریافت هر کدام شیء مستقل و قابل گزارش‌اند و به مشتری و فرصت وصل میشوند؛ مبالغ ریالی است و برگشتی با علامت منفی. داده فاکتور می‌تواند مستقیم از نرمافزار حسابداری سازمان بیاید.
گردش کار پیگیری خودکار پیشفاکتور یکی از ده گردش کار آماده داتیک است، و نیوشا هر روز ساعت ۱۶ پیشفاکتورهای بی‌جواب را پیدا می‌کند و برای هر کدام پیشنویس ایمیل پیگیری و یادآوری به کارشناس آماده می‌کند. در یک استقرار واقعی، ۵۴ هزار پیشفاکتور همراه با فاکتورها و دریافت‌ها به داتیک منتقل شد.
پرسش‌های متداول
عدد ثابتی ندارد و به چرخه خرید شما بستگی دارد؛ ولی باید یک قاعده ثابت باشد. سه روز نقطه شروع رایجی است. مهم این است که پیگیری به یک مهلت مشخص بند باشد، نه به حافظه کارشناس.
بهتر است هر دو باشد: یک پیام شخصیسازیشده که به همان کالا و همان نگرانی مشتری اشاره کند، و یک تماس تلفنی. پیام بهتنهایی بهراحتی گم میشود.
تعداد پیشفاکتورهایی که در یک بازه به فاکتور رسیدهاند، تقسیم بر کل پیشفاکتورهای صادرشده در همان بازه. برای این کار پیشفاکتور و فاکتور باید به هم وصل باشند.
چون نشان میدهد مشکل کجاست: اگر «قیمت» بیشتر از همه تکرار میشود، بحث قیمتگذاری است؛ اگر «زمان تحویل»، مسئله در تأمین است، نه در فروش.
با وصل کردن CRM به نرمافزار حسابداری، تا هر پیشفاکتور به مشتری و فرصتش در CRM برسد و گردش کار پیگیری روی آن اجرا شود.
اگر کلیشهای و پرتکرار باشد، چرا. پیگیری خوب کم، شخصی و بهموقع است؛ برای همین گردش کار بهتر است پیشنویس بسازد و وظیفه تماس برای کارشناس ایجاد کند، نه اینکه پشت سر هم پیام خودکار بفرستد.
فرصت فروش کل مسیر یک معامله است، از اولین تماس تا بسته شدن. پیشفاکتور یکی از رکوردهای همان مسیر است که قیمت و شرایط را مشخص می‌کند؛ هر فرصت می‌تواند یک یا چند پیشفاکتور داشته باشد.
