پردازش دستی اسناد کاغذی وقت زیادی می‌گیرد - تایپ، کپی، استخراج داده، ثبت در سیستم. با OCR هوشمند و استخراج خودکار اطلاعات، این فرآیند از ساعت‌ها به چند ثانیه کاهش می‌یابد. برای مثال، پردازش یک فاکتور که دستی 5 دقیقه طول می‌کشد، با سیستم هوشمند تنها 10 ثانیه زمان می‌برد. در سازمان‌هایی که روزانه صدها سند پردازش می‌کنند، این صرفه‌جویی بسیار چشمگیر است. کارمندان می‌توانند وقت خود را صرف کارهای ارزش‌آفرین‌تر کنند نه تایپ و ورود داده. این افزایش بهره‌وری مستقیماً به کاهش هزینه‌ها و افزایش سرعت کسب‌وکار منجر می‌شود.

خطای انسانی در تایپ و ورود داده‌ای اجتناب‌ناپذیر است - آمارها نشان می‌دهند نرخ خطا در ورود دستی داده بین 1% تا 4% است که در حجم بالا قابل توجه است. یک اشتباه در شماره حساب، مبلغ یا تاریخ می‌تواند مشکلات جدی ایجاد کند. OCR با دقت 98% و الگوریتم‌های اعتبارسنجی، این خطاها را به حداقل می‌رساند. سیستم خودکار می‌تواند اشتباهات احتمالی را تشخیص داده و هشدار دهد. در حوزه‌هایی مثل مالی، بانکی و حقوقی که دقت بسیار مهم است، این قابلیت بسیار ارزشمند است. کاهش خطا یعنی کاهش ریسک، صرفه‌جویی در هزینه رفع اشتباه و افزایش اعتماد.

تحقیقات نشان می‌دهد کارمندان به طور متوسط 40% وقت خود را صرف جستجوی اطلاعات می‌کنند. یافتن یک سند خاص در بایگانی کاغذی یا حتی فایل‌های دیجیتال نامرتب می‌تواند ساعت‌ها طول بکشد. با جستجوی معنایی هوشمند، می‌توانید با یک پرسش ساده به زبان روزمره، در میلیون‌ها سند جستجو کنید و نتایج مرتبط را در کسری از ثانیه دریافت کنید. حتی اگر دقیقاً نمی‌دانید چه کلمه‌ای را جستجو کنید، سیستم منظور شما را درک کرده و اسناد مرتبط را پیدا می‌کند. این سرعت و دقت در دسترسی به اطلاعات، تصمیم‌گیری را تسریع کرده و بهره‌وری را چندین برابر می‌کند.

گراف دانش قدرت شگفت‌انگیزی دارد - روابطی را که برای انسان نامرئی هستند کشف می‌کند. برای مثال، ممکن است کشف کنید دو پروژه که ظاهراً هیچ ارتباطی ندارند، با اشخاص مشترک یا موضوعات مرتبط هستند. یا اینکه یک مشتری خاص در چندین قرارداد مختلف نقش داشته است. یا یک موضوع خاص در گزارش‌های مختلف دوره‌ها تکرار شده است. این بینش‌ها می‌توانند فرصت‌های جدید را آشکار کنند، ریسک‌ها را زودتر شناسایی کنند یا الگوهای مهمی را نشان دهند که تصمیم‌گیری بهتری را ممکن می‌سازند. دانش سازمانی که قبلاً پراکنده بود، حالا در یک شبکه یکپارچه قابل کاوش است.

بایگانی کاغذی نیاز به فضای فیزیکی زیاد، قفسه‌بندی، نگهداری، حفاظت در برابر حریق و رطوبت، و نیروی انسانی برای مدیریت دارد. این هزینه‌ها در طول زمان بسیار سنگین می‌شوند. با دیجیتالی‌سازی اسناد، نیازی به فضای انبار نیست - میلیون‌ها سند را می‌توان در چند سرور ذخیره کرد. دسترسی آسان‌تر است - هر کارمندی از هر جا می‌تواند به اسناد دسترسی داشته باشد، نه فقط کسی که به بایگانی فیزیکی دسترسی دارد. حفاظت بهتر است - نسخه پشتیبان خودکار، کنترل دسترسی و امنیت بالا. سازمان‌ها می‌توانند فضای اداری گران‌قیمت را به جای انبار، برای کارهای مولدتر استفاده کنند.

بسیاری از صنایع الزامات قانونی برای نگهداری اسناد دارند - مدت زمان مشخص، قابلیت ردیابی، حفظ اصالت. مدیریت این الزامات با اسناد کاغذی دشوار است. پلتفرم هوش اسناد با قابلیت‌های آرشیو طولانی‌مدت، کنترل دسترسی، ثبت تمام تغییرات، امضای دیجیتال و رمزنگاری، این الزامات را به راحتی برآورده می‌کند. در صورت ممیزی یا رسیدگی قانونی، می‌توانید به سرعت اسناد مورد نیاز را یافته و ارائه دهید. امنیت بالاتر است - کنترل دقیق اینکه چه کسی چه زمانی به چه سندی دسترسی داشته، جلوگیری از دسترسی غیرمجاز و حفاظت از اطلاعات حساس. این سطح از کنترل و شفافیت با بایگانی کاغذی غیرممکن است.