مدیریت چک در شرکت؛ از شناسه صیادی تا وصول و چک برگشتی
در بسیاری از شرکت‌ها، بخش مهمی از نقدینگی در چک است. با این حال چکها هنوز در دفتر کاغذی یا فایل اکسل دنبال می‌شوند. نتیجه را همه دیده‌اند: سررسیدی فراموش میشود، چک ضمانت با چک جاری قاطی میشود و پیش‌بینی نقدینگی فقط یک حدس است.
محصول آماده کارن تکنولوژی
این را روی داده واقعی کسب‌وکار خودتان ببینید
آنچه در این مقاله می‌خوانید، در محصولات کارن پیاده‌سازی شده است. در جلسه دمو، همان را روی داده و فرآیند خودتان اجرا می‌کنیم.
درخواست دمو رایگان یا تماس بگیرید: ۰۲۱-۸۸۶۱۴۲۸۲در این صفحه
چرا چک فقط یک ابزار پرداخت نیست
چک برای شرکت هم وسیله پرداخت است، هم اعتبار و هم تضمین. چکی که از مشتری گرفته‌اید هنوز پول نیست، اما می‌تواند نزد تأمینکننده خرج شود. چکی که صادر کرده‌اید هنوز از حساب نرفته، اما بخشی از موجودی آینده شما را گرفته است. اگر این‌ها در یک نما نباشند، عدد موجودی بانک گمراه‌کننده است.
چرخه چک دریافتنی
| وضعیت | چه اتفاقی افتاده | چه باید ثبت شود |
|---|---|---|
| دریافت | چک از مشتری گرفته شده | شناسه صیادی، سررسید، بانک و مشتری |
| نگهداری در صندوق | چک نزد شرکت است | محل نگهداری و مسئول |
| واگذاری به بانک | چک برای وصول رفته است | بانک و تاریخ واگذاری |
| وصول | مبلغ به حساب آمده | سند و تخصیص به فاکتور |
| برگشت | وصول نشده | سابقه برگشت، پیگیری و اثر در اعتبار مشتری |
| خرج کردن | چک به تأمینکننده داده شده | گیرنده و ثبت در حساب او |
هر تغییر وضعیت باید اثر حسابداری خود را داشته باشد؛ وگرنه مانده اسناد دریافتنی با فهرست چکها نمی‌خواند.
چک پرداختنی و چک ضمانت
دسته‌چک، صدور، سررسید، پاس شدن و ابطال باید قابل ردیابی باشند. پیش از صدور چک تازه، باید بدانید در تاریخ سررسید چه موجودی‌ای پیش‌بینی میشود.
چک و سفته ضمانت داستان دیگری دارند. این اسناد برای تضمین قرارداد داده می‌شوند و نباید با حساب‌های جاری قاطی شوند. چیزی که مهم است، موعد آزادسازی و قراردادی است که به آن وصل‌اند. چک ضمانتی که قراردادش تمام شده و هنوز پس گرفته نشده، یک ریسک فراموش‌شده است.
می‌خواهید این را روی سناریوی خودتان ببینید؟
دایاتل را در یک جلسه دمو با داده نمونه صنف خودتان ببینید.
چک و پیش‌بینی نقدینگی
پیش‌بینی جریان نقد بدون چک بی‌معناست. یک نمای ساده باید به تفکیک روز و هفته این‌ها را کنار هم بگذارد: موجودی بانک‌ها و صندوق، چکهای دریافتنی در سررسید، فاکتورهای وصول‌نشده، چکهای پرداختنی، اقساط و حقوق.
سؤال مفید فقط این نیست که ماه آینده چقدر ورودی داریم؛ این است که کمترین موجودی کدام روز است. شرکتی که جمع ماهانه‌اش مثبت است، می‌تواند در یک روز مشخص کسری داشته باشد.
پنج کنترل داخلی برای چک
- تفکیک وظایف: کسی که چک را نگه می‌دارد، همان کسی نباشد که ثبت حسابداری را تأیید میکند.
- هشدار پیش از سررسید به مسئول، نه فقط فهرست پایان ماه.
- قاعده برای مشتری با چک برگشتی باز؛ مثلاً فروش فقط نقدی.
- سقف و سطح تأیید برای صدور چک، بر اساس مبلغ.
- تطبیق دوره‌ای فهرست چکها با مانده حسابها و شمارش فیزیکی صندوق.
ثبت حسابداری هر وضعیت
نام حسابها به سرفصل شرکت شما بستگی دارد، اما منطق معمول ثبت چنین است:
| رویداد | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| دریافت چک از مشتری | اسناد دریافتنی | حساب مشتری |
| وصول چک | بانک | اسناد دریافتنی |
| برگشت چک | چکهای برگشتی یا حساب مشتری | اسناد دریافتنی |
| خرج کردن نزد تأمینکننده | حساب تأمینکننده | اسناد دریافتنی |
| صدور چک برای تأمینکننده | حساب تأمینکننده | اسناد پرداختنی |
| پاس شدن چک صادره | اسناد پرداختنی | بانک |
این جدول یک فایده کنترلی هم دارد: مانده حساب اسناد دریافتنی باید با جمع چک‌هایی که هنوز در صندوق یا نزد بانک‌اند برابر باشد. اگر نیست، جایی وضعیت چک تغییر کرده اما سندش نخورده است.
یک مثال از اثر چک بر نقدینگی
اعداد این جدول فرضی‌اند. شرکتی موجودی فعلی ۴۰۰ میلیون تومان دارد و جمع ماهش مثبت است:
| تاریخ | رویداد | تغییر (میلیون تومان) | موجودی پایان روز |
|---|---|---|---|
| ۵ آذر | وصول چک مشتری | +۱۲۰ | ۵۲۰ |
| ۱۰ آذر | پرداخت حقوق | −۲۵۰ | ۲۷۰ |
| ۱۲ آذر | پاس شدن دو چک خرید | −۲۰۰ | ۷۰ |
| ۱۸ آذر | پرداخت قسط تسهیلات | −۹۰ | −۲۰ |
| ۲۵ آذر | وصول چند چک مشتری | +۳۵۰ | ۳۳۰ |
ماه با ۳۳۰ میلیون تومان تمام میشود، اما ۱۸ آذر ۲۰ میلیون تومان کسری دارد. دیدن این روز از پیش به شما فرصت می‌دهد سررسیدی را جابه‌جا کنید، وصولی را پیگیری کنید یا تأمین مالی کوتاه‌مدت داشته باشید. جمع ماهانه هرگز این را نشان نمی‌دهد.
سیاست پذیرش چک را بنویسید
بیشتر مشکلات چک پیش از برگشت خوردن شکل می‌گیرند؛ وقتی چک بدون سیاست روشن پذیرفته شده است. چند پرسش که باید پاسخ مکتوب داشته باشند:
- حداکثر مدت چک برای هر گروه مشتری چقدر است؟
- آیا چک شخص ثالث پذیرفته میشود و با چه شرطی؟
- مشتری با چک برگشتی باز چه شرایط فروشی دارد؟
- چه کسی می‌تواند استثنا بدهد و این استثنا کجا ثبت میشود؟
اگر پاسخ این‌ها به قاعده اجرایی تبدیل شود، فروشنده در لحظه صدور پیش‌فاکتور می‌فهمد چه چیزی مجاز است، نه یک ماه بعد از برگشت چک.
این کار در دایاتل چگونه انجام میشود
حسابداری و خزانه‌داری دایاتل چرخه کامل چک دریافتنی، پرداختنی و تضمینی را با شناسه صیادی مدیریت میکند. گزارش سررسید به تفکیک روز و هفته و هشدار خودکار در پنل یا پیام‌رسان میرسد. برای قواعدی مثل «فروش به مشتری با چک برگشتی باز فقط نقدی است» هم موتور قواعد پیش از ثبت بررسی میکند.
پیش‌بینی جریان نقد هم از فاکتورها، چکها، اقساط و حقوق ساخته میشود. قیمت دایاتل بسته به ابعاد سازمان، ماژول‌ها و مدل استقرار تعیین میشود.
پرسش‌های متداول
دریافت چک بهمعنی وصول نقد نیست. تا وصول، چک در اسناد دریافتنی میماند. جزئیات ثبت را با استانداردها و حسابدار خود هماهنگ کنید.
این شناسه چک را یکتا و قابل پیگیری میکند. ثبت آن در نرمافزار جلوی خطا در تشخیص چکها را میگیرد. قواعد سامانه صیاد را هم از مراجع رسمی بررسی کنید.
جدا از چکهای جاری. مهم است که به قرارداد و موعد آزادسازی وصل باشد تا پس از پایان قرارداد پیگیری شود.
وضعیت را ثبت کنید، مانده مشتری را اصلاح کنید و پیگیری را شروع کنید. بهتر است اثر آن روی اعتبار و فروش بعدی با یک قاعده روشن مشخص باشد. برای اقدام حقوقی با مشاور صحبت کنید.
بله. اگر چک برگشت بخورد، مسئله به روابط شما با تأمینکننده هم میرسد. پس سابقه خرج شدن هر چک باید روشن باشد.
اگر داده از اسناد سیستم بیاید، نیازی به تهیه دستی نیست و هر زمان که بخواهید به‌روز است. برای تصمیم پرداخت، نمای روزانه مفیدتر از نمای ماهانه است.
برای تعداد کم شاید. مشکل از جایی شروع میشود که چک با فاکتور، حساب بانک و هشدار سررسید ارتباط ندارد و چند نفر نسخههای متفاوت فایل را نگه میدارند.
