تحلیل شبکه سازمانی (ONA): پل‌های پنهان سازمان شما کیست؟

چارت سازمانی چه چیزی را نشان نمی‌دهد

چارت سازمانی می‌گوید چه کسی به چه کسی گزارش می‌دهد. این اطلاعات لازم است، ولی همه واقعیت نیست. وقتی کاری گره می‌خورد، افراد معمولاً از مسیر رسمی نمی‌روند. سراغ همکاری می‌روند که می‌شناسند و می‌دانند جواب می‌دهد.

پس هر سازمان دو ساختار دارد: ساختار رسمی و ساختار همکاری. ساختار دوم در هیچ سندی نیست و خیلی از غافلگیری‌ها از همان‌جا می‌آید. مثلاً کارشناس متوسطی می‌رود و بعد از آن هماهنگی دو واحد به هم می‌ریزد، چون او تنها رابط میان آن‌ها بود و کسی این را نمی‌دانست.

تحلیل شبکه سازمانی چیست

تحلیل شبکه سازمانی، به انگلیسی Organizational Network Analysis یا ONA، همکاری در سازمان را به شکل یک گراف می‌بیند. هر نفر یک گره است و هر رابطه کاری یک پیوند. بعد با ریاضیات گراف به پرسش‌هایی پاسخ می‌دهد که با نگاه کردن به چارت نمی‌شود جواب داد:

• چه کسانی میان واحدها پل زده‌اند؟
• کدام واحدها تقریباً با هم کار نمی‌کنند؟
• چه کسی از شبکه کنار مانده است؟
• اگر یک نفر برود، کدام مسیرها قطع می‌شوند؟

داده این گراف معمولاً از دو راه می‌آید. راه اول پرسشنامه است: از افراد می‌پرسید برای مشورت یا کار مشترک به چه کسی مراجعه می‌کنند. راه دوم فراداده همکاری است: اینکه چه کسانی با هم جلسه داشته‌اند یا روی یک پرونده کار کرده‌اند، بدون خواندن محتوا. هر دو راه خوبی و بدی دارند. پرسشنامه شفاف است، ولی به حافظه افراد متکی است و زود کهنه می‌شود. فراداده به‌روزتر است، ولی پرسش‌های اخلاقی جدی‌تری دارد.

مرکزیت بینابینی به زبان ساده

ساده‌ترین شاخص شبکه، درجه است: هر نفر چند ارتباط مستقیم دارد. ولی پرارتباط بودن با پل بودن فرق دارد. کسی که با همه اعضای تیم خودش در تماس است، درجه بالایی دارد، ولی شاید هیچ کس برای رسیدن به واحد دیگر به او نیاز نداشته باشد.

مرکزیت بینابینی (betweenness centrality) پرسش دیگری می‌پرسد: برای هر دو نفر در سازمان، کوتاه‌ترین مسیر ارتباطی میان آن‌ها را پیدا کن. این مسیرها چند بار از این نفر می‌گذرند؟

به آن مثل چهارراه شهر نگاه کنید. خیابانی که خانه‌های زیادی دارد لزوماً مهم نیست. پلی که دو سوی رودخانه را به هم وصل می‌کند ممکن است خانه‌ای نداشته باشد، ولی بسته شدنش شهر را دو نیم می‌کند. مرکزیت بینابینی همین پل‌ها را پیدا می‌کند.

اگر چند کوتاه‌ترین مسیر با طول برابر وجود داشته باشد، اعتبار میان آن‌ها تقسیم می‌شود. محاسبه دستی این شاخص برای یک سازمان بزرگ عملی نیست. الگوریتم Brandes راه کارآمد و رایج محاسبه آن روی گراف‌های بزرگ است.

یک مثال فرضی با شش نفر

یک سازمان فرضی را در نظر بگیرید. آرش، بهار و پویا در فروش‌اند و همه با هم کار می‌کنند. دریا، رضا و ژاله در محصول‌اند و آن‌ها هم با هم کار می‌کنند. میان دو تیم فقط یک پیوند وجود دارد: پویا با دریا.

عدد ۶ از کجا می‌آید؟ جفت‌هایی را بشمارید که پویا یکی از دو سرشان نیست و مسیرشان از او می‌گذرد. آرش و بهار هر کدام با دریا، رضا و ژاله جفت می‌شوند. یعنی ۲ ضرب در ۳ می‌شود ۶ جفت. از ۱۰ جفتی که پویا در آن‌ها نیست، مسیر ۶ جفت از او می‌گذرد. درباره دریا هم همین حساب برقرار است.

حالا فرض کنید پویا برود. آرش و بهار دیگر هیچ مسیری به تیم محصول ندارند و شبکه دو تکه می‌شود. نکته این است که پویا از نظر درجه چندان با بقیه فرق ندارد: ۳ در برابر ۲. فقط شاخص بینابینی این خطر را نشان می‌دهد.

یک پیوند دیگر چه می‌کند؟ اگر بهار و رضا هم با هم کار کنند، بینابینی پویا و دریا از ۶ به ۲ می‌رسد و بهار و رضا هم هر کدام ۲ می‌گیرند. وابستگی تقسیم شده است. یک همکاری تازه، بدون هیچ تغییری در چارت، سازمان را مقاوم‌تر کرده است.

چه چیزهای دیگری در گراف پیدا می‌شود

• مؤلفه‌ها: گروه‌هایی که هیچ مسیری به بقیه شبکه ندارند.
• پیوندهای بین‌واحدی: سهم همکاری که از مرز واحدها می‌گذرد.
• افراد منزوی: کسانی که ارتباط کمی دارند. این می‌تواند نشانه یک مشکل باشد یا فقط نتیجه تازه‌وارد بودن و کار تخصصی.
• ماتریس همکاری واحدها: جدولی که نشان می‌دهد هر دو واحد چقدر با هم کار می‌کنند.

این شاخص‌ها با هم معنا پیدا می‌کنند. دو واحدی که در ماتریس همکاری تقریباً خالی‌اند و فقط یک پل میانشان است، ریسکی بزرگ‌تر از یک عدد تنها دارند.

یافته‌ها را چطور تفسیر کنیم

شاخص بالا نه خوب است و نه بد. فقط یک نشانه است و باید پرسید پشتش چیست. پل بودن هم می‌تواند ارزش باشد و هم فشار. کسی که همه سراغش می‌روند شاید دارد زیر بار خسته می‌شود. در چنین حالتی اولین اقدام بهتر است کم کردن فشار از روی او باشد، مثلاً با ایجاد یک رابط دوم یا مستند کردن کارها.

پیوند کم میان دو واحد هم لزوماً مشکل نیست. شاید این دو واحد واقعاً کار مشترکی ندارند. این را فقط کسی می‌داند که کار را می‌شناسد. گراف جای گفتگو با مدیران را نمی‌گیرد. فقط نشان می‌دهد این گفتگو را از کجا شروع کنید.

اخلاق تحلیل همکاری کارکنان

این بخش اضافه نیست. تحلیل شبکه روی رفتار کارکنان کار می‌کند و اگر بی‌ملاحظه انجام شود به سرعت به نظارت تبدیل می‌شود. اعتماد از دست‌رفته هم با هیچ گرافی برنمی‌گردد. این اصول را از روز اول رعایت کنید:

• هدف را از پیش بگویید. به کارکنان بگویید چه داده‌ای، برای چه هدفی و چه مدت استفاده می‌شود.
• محتوا را نخوانید. الگوی همکاری برای این تحلیل کافی است و محتوای پیام و گفتگو به آن مربوط نیست.
• اول سطح واحد را ببینید. بیشتر پرسش‌های ساختاری با داده تجمیعی جواب می‌گیرند. نگاه به سطح فرد باید دلیل مشخص داشته باشد.
• ارزیابی عملکرد ممنوع. شاخص شبکه نباید مبنای پاداش، تنبیه یا اخراج شود. اگر افراد این را بدانند، رفتار خود را برای شاخص تغییر می‌دهند و داده هم بی‌ارزش می‌شود.
• دسترسی را محدود کنید. فقط چند نقش مشخص نمای فردی را ببینند و این دسترسی ثبت شود.
• قانون و قرارداد را بررسی کنید. پیش از شروع، با مشاور حقوقی و منابع انسانی الزامات سازمان خودتان را روشن کنید.

یک آزمون ساده: اگر فردا نتیجه این تحلیل و نحوه استفاده از آن را برای همه کارکنان توضیح دهید، آیا راحت هستید؟ اگر نه، طراحی کار مشکل دارد. برای همین نگاه در ارزیابی افراد، چهار کنترل حاکمیت در ارزیابی هوشمند را هم بخوانید.

چطور شروع کنید

• یک پرسش مشخص انتخاب کنید، مثلاً «همکاری فروش و محصول چقدر به یکی دو نفر وابسته است؟».
• برای شروع، یک پرسشنامه کوتاه در چند واحد کافی است.
• نتیجه را اول با مدیران همان واحدها بررسی کنید.
• برای هر پل مهم یک اقدام بنویسید: رابط دوم، مستندسازی یا برنامه جانشینی.
• چند ماه بعد تحلیل را تکرار کنید تا تغییر را ببینید.

یک تحلیل کوچک و روشن، از یک پروژه بزرگ که کسی به نتیجه‌اش اعتماد ندارد بهتر است. اگر در همان دور اول نتیجه به یک اقدام مشخص رسید، توضیح دادن ادامه کار به کارکنان و مدیران هم آسان‌تر می‌شود.

نمونه عملی: Caren AI-OS

برای دیدن این تحلیل در یک محصول، بخش ONA در پلتفرم سرمایه انسانی را در Caren AI-OS، محصولی از کارن تکنولوژی، مثال می‌زنیم. این تحلیل با الگوریتم Brandes مرکزیت بینابینی را حساب می‌کند و درجه، مؤلفه‌ها، پیوندهای بین‌واحدی، کارگزاران و اثر حذف آن‌ها، افراد منزوی و ماتریس همکاری واحدها را نشان می‌دهد.

گراف تعاملی است و می‌توان آن را بر اساس واحد، ریسک یا بینابینی رنگ کرد. وقتی ریسک ترک خدمت کنار بینابینی قرار می‌گیرد، می‌بینید کدام پل احتمالاً در خطر است. پیش‌بینی ترک خدمت این طرف ماجرا را توضیح می‌دهد.

دسترسی در این محصول نقش‌محور است و ماژول‌های خارج از دسترسی هر نقش قفل نمایش داده می‌شوند. ولی ابزار جای سیاست نمی‌نشیند. مرزهای بالا را خود سازمان باید تعیین و رعایت کند. قیمت Caren AI-OS بسته به ابعاد سازمان، پلتفرم‌های متصل و مدل استقرار تعیین می‌شود.

پرسش‌های متداول